Empresa

Acciones para que una reunión sea productiva

Creo que uno de los grandes males que existen en la actualidad en las empresas de nuestro país son las entrevistas improductivas. Las miles de reuniones que se organizan con el único propósito de perder el tiempo, o de hablar de cosas que nada tienen que ver con el trabajo y de cómo vender más. Todos en nuestros trabajos hemos mantenido reuniones que no venían a cuento. Y hombre, entre tú y yo, que pase alguna vez, es normal y hasta humano diría yo, pero que hagamos de las reuniones improductivas un sello de nuestra empresa es una barbaridad. 

Y debemos de recordar que nuestro país desgraciadamente está situado entre lo menos productivos de la Unión Europea. Y sin duda alguna las reuniones que no aportan nada, son uno de los motivos por los que las empresas pierden miles de euros, y las personas perdemos miles de minutos en los que no aportamos nada a nuestra empresa, ni a nuestro bagaje profesional. 

A una reunión puedes asistir por dos motivos fundamentales: o la has organizado tú, o has sido invitado por tus superiores o por compañeros de otros departamentos para tratar temas transversales de la empresas. Veamos por tanto que se debe de hacer tanto si eres tú el que la organiza o eres tú el invitado. 

¿Qué tienes que tener claro si organizas una reunión?

  1. Lo primero que tenemos que tener claro es que estamos disponiendo del bien más preciado que tienen las personas: su tiempo. Y por lo tanto, tienes que ser respetuoso con ello. La primera pregunta que te deberías de hacer antes de organizar una reunión es: ¿Verdaderamente es necesario que yo organice esta reunión? Si te respondes que sí, veamos que tienes que tener claro.
  2. Prepara la reunión. Hay gente que monta una reunión, y se nota en el minuto uno que no ha preparado absolutamente nada. Simplemente la monta, por aburrimiento, por pasar el tiempo, o porque “toca hacer una reunión.”. Si organizados una reunión tienes que ser serio, y tienes que prepararla, porque eso se nota. Y si no la preparas o no tienes tiempo, no la organices. De verdad que ninguna empresa se fue a pique por no hacer una reunión. 
  3. Evidentemente los objetivos. Es decir, ¿Qué objetivos quiero conseguir con esta reunión? Y para ello tengo que reflexionar, sobre ¿Qué necesito de las otras personas? ¿Cómo me podrán ayudar? ¿Son ellos los responsables de ayudarme? Y un sinfín de preguntas que son necesarias saber y conocer, para tener claro los motivos por los cuales montas la reunión. 
  4. Ten claro el tiempo que vas a necesitar, y no sólo esto, si no que tienes que fijar de antemano y dejar claro a los asistentes el horario de la misma. Se exigente contigo mismo y con el resto de participantes tanto del inicio y del final de la misma. Hay que ser serio con el tema de los horarios, y si hemos dicho una hora, que sea una hora. Manejemos por tanto a los “devoradores de Tiempo en la reuniones” pues ellos pueden hacer interminable algo que tiene hora de comienzo y de final. Otra cuestión que entiendo necesaria es aclarar que más de una hora y media (basándome en mi propia experiencia) en una reunión es muy difícil de gestionar. 
  5. Cuidado con las personas que “les gusta ser superstar”. Si has organizado la reunión, tienes que saber como son los protagonistas de la misma. Y tener controlado a la persona que quiera convertirse en la estrella de la reunión. Si es necesario en su primera intervención, siempre con educación y si ves que está acaparando mucho tiempo dile que lo lamentas pero que su tiempo acabó, que no puede tener más tiempo que los demás pues no sería de justicia. 
  6. Al principio de la reunión de manera rápida y concisa establece las normas básicas en las que se tiene que desarrollar la reunión: Fuera móviles, respetamos los turnos, somos rápidos y concisos en nuestro turno, avisar del horario del termino de la reunión, y todo aquello que consideramos básico para que podamos cumplir con los objetivos fijados con anterioridad. 
  7. Toma notas. En las reuniones suelen salir temas que no son objetos de los objetivos de la reunión. Y es verdad, que muchas veces son temas interesantes o realmente importantes. Para ello es necesario que tomes notas, y te comprometas con la persona a que le dirás algo sobre ello, en un plazo determinado y lo cumplas. Y por supuesto, toma notas de la reunión en sí, de lo importante, de lo urgente, de las soluciones, de los problemas, etc,. Con dichas notas las cruzarás con tus objetivos, y verás en que medida la reunión ha sido o no productiva. 
  8. Agradece al término de la reunión y al inicio saluda a todos. Es muy obvio ¿Verdad? Pues he asistido a muchas reuniones en las que no han dado ni los buenos días, y ni siquiera se han despedido. En esta vida, además de ser un líder hay que demostrarlo. Y un líder es educado y tiene respeto por su equipo. Y si no que se vaya a su casa a ver Netflix. 
  9. Y haz un resumen de la reunión con los puntos más importantes, y a lo que se ha comprometido cada uno. Y es que las palabras se las lleva el viento. Y si no hay informe y un seguimiento, entonces la reunión pierde su efectividad y dejamos de ser productivos. 

¿Qué son muchas cosas las que hay que hacer para una reunión? Pues claro, por eso la gran mayoría nos la hace, y las reuniones que montan no sirven para nada. Bueno si sirven para unan cosa: Para jugar a las “oficinas” y pasar el tiempo, y esperar que llegue la hora de irnos a casa. De verdad, no juegues con el tiempo de la gente que es lo más preciado que tiene, junto con su salud. No hagas que un grupo de gente malgaste su tiempo si no es para algo productivo. 

Y recuerda, sobre todo intenta ser feliz hacer feliz a los que tienes a tu lado, y ser un poquito mejor persona todos los días. 

Francisco José Paredes Pérez 

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